For Kirsten M. Holmen i det nord-norske arrangørselskapet Magic North eksisterer ikke uttrykket «det går ikke det!». I stedet svarer hun som den berømte Askeladden gjorde hver gang han ble stilt overfor tilsynelatende umulige oppgaver: Vi får vel forsøke…
LAGET SAL FOR 350 !
Som da et større firma forleden hadde lagt et større arrangement til Svolvær og trengte plenumssal for 350 deltagere. Problemet var bare at Svolvær ikke har noe kulturhus eller møterom med plass til så mange mennesker.
Hva gjør så Kirsten Holmen og hennes medarbeidere i Magic North? Jo, de foretar selvfølgelig en rekognosering på stedet og finner til slutt – et saltlager.på hele 1400 kvm. Javel, men lageret er – ikke overraskende – fullt av salt ! Flere hundre tonn salt. En bokstavelig talt tung, men ikke uoverkommelig utfordring for Kirsten & co. De gjør en avtale med eieren, engasjerer syv mann, som på like mange dager tømmer hele lageret. Deretter bygger de opp en scene, innreder lokalet med effekter fra det lokale fiskemiljøet og rigger sågar opp en restaurant i samme røffe maritime stil. Vær så god, planumsalen står klar, – og som en ekstra gimmick får alle deltagerne et helt spesielt møteantrekk: regnbukse og sydvest!
Og mens de fornøyde deltagerne er på vei hjem fra en konferanse de aldri glemmer, lemper Kirstens «syv edsvorne menn» saltet tilbake i bingen…No problem!
VISTE DEM VINTERVEIEN…
Det meste er mulig, sier Kirsten. – Vi har jo utbasunert at vi elsker bedrifter som legger lista høyt. Da må vi jo bare stille opp og finne løsninger når de viser fantasi og stiller oss på prøve, ikke sant? Mest stolt var jeg kanskje da vi midtvinters klarte å få åpnet veien til Nordkapphallen for 450 journalister fra hele verden i forbindelse med en konferanse i Alta. Det hadde ingen fått til før oss. Men veivesenet tok utfordringen og de begeistrede journalistene fikk oppleve både Nordkapp og ekte norsk kolonnekjøring i barskt vintervær.
– Det vi fikk til på Nordkapp var faktisk banebrytende. Senere har også andre arrangører kunnet ta med kurs- og konferansedeltagere på kolonnekjøring til platået i vintermånedene.
PROGRAM I VESKEN…
Ikke akkurat småtteri, dette! Men til vanlig er det nettopp «småtteriet» – eller rettere sagt de små detaljene – som opptar Kirsten Holmen mest.
– De mange og små detaljene er utrolig viktige. Det er de som ofte skiller suksess fra fiasko og er avgjørende for om et arrangement er vellykket eller ikke. Her gjelder til fulle uttrykket «liten tue kan velte stort lass». Det er vel og bra med store stunts og spektakulære show, men sluttkarakteren blir likevel stryk hvis vi som organisator ikke også har vært påpasselig nok med de mange små ting. Skjønt små ting…? Det er ingen bagatell hvis bussen ikke kommer når den skal, hvis potetene under middagen er kalde, hvis skilt og firmalogoer ikke er på plass når deltagerne ankommer hotellet…
Vi som hjelper bedriftene med ulike typer arrangementer har i virkeligheten tatt på et enormt stort ansvar. Bedriftene investerer mye ressurser og penger når de arrangerer motivasjonskurs for sine ansatte eller skal pleie gamle og nye kunder. Et vellykket arrangement kan gi bedriften et kjempeløft, mens et mislykket arangement i verste fall kan gi bedriften en alvorlig knekk. Derfor kan vi som driver i denne bransjen aldri være påpasselig nok med detaljene.
– I den forbindelse er det ikke tilstrekkelig at vi har egen håndbok og gode prosedyrer. Det er også helt nødvendig at vi som har ansvaret selv er ringside! Vi kan ikke bare overlate til andre og tro og håpe at det går bra. Som daglig leder er det jeg som til syvende og sist er ansvarlig overfor min oppdragsgiver. Selvfølgelig kan jeg ikke personlig være til stede til en hver tid under alle våre engasjement. Men jeg sørger for at jeg alltid har programmet for det pågående arrangementet i vesken, slik at jeg hele tiden kan ringe og sjekke: Har dere husket…? Er alt på plass? Er bussen kommet?
Kirsten Holmen innrømmer at det er «vældi´ koseli´» når oppdragsgiverne melder tilbake at de er fornøyd med arrangementet. – Selv om vi forsøker å opptre profesjonelt, er vi jo bare «mænneska´» som liker litt skryt. Jeg innrømmer at jeg hadde en liten tåre i øyekroken da jeg i sommer fikk brev fra John Fredriksen i Frontline som takket oss for et arrangement vi hadde hatt i juni for 40 av hans kunder. «Tusen millioner takk for et fantastisk arrangement», begynte brevet. Og han hadde merket seg at vi hele tiden hadde full kontroll, at alt hadde gått etter planen – og at vi også hadde fikset ting på sparket…
RAMMEN VIKTIGST !
På vårt spørsmål om trender på mic-markedet, svarer Kirsten Holmen: – Det faglige innhold er selvfølgelig fortsatt viktig og ligger alltid i bunn når bedriftene arrangerer kurs og konferanser. Men det virker som bedriftene legger mer og mer vekt på aktiviteter og rammen rundt arrangementet – på det som skaper samhold og gir deltagerne gode følelser og gode minner.
– Magic North reklamerer også med at de gjerne kommer opp med inntektsbringende aktiviteter? Betyr det at konferansen ikke behøver å koste noe for arrangøren…?
– Det er kanskje å strekke det litt langt. Men svært ofte vil det være mulig for en bedrift eller organisasjon å få f.eks. en større leverandør til å dekke noe av utgiftene eller sponse deler av arrangementet.
– «Denne bussturen er sponset av Statoil, Tine og Rica-kjeden…..» ?
– Kanskje ikke akkurat slik, men sponsoren får kanskje en takk under middagen, logoen sin i programheftet eller kanskje tillatelse til å reklamere for produktet sitt hvis det har relevans til konferansen. Her kan det tenkes flere alternativer, sier Kirsten Holmen.
